Distanceledelseskontrakter i Grundfos

Hvordan skaber man det bedste fundament for et virtuelt teamsamarbejde? Hvordan sikrer jeg som leder at få taget hånd om alle væsentlige parametre – også på distancen? Hvordan får jeg skabt fortrolighed og kontinuitet i mit virtuelle team?

Få et indblik i hvordan man i Grundfos konkret benytter distanceledelseskontrakter i arbejdet med virtuelle teams.

Med en årlig vækst på knap 10 %, tager Grundfos nye markedsandele i såvel Europa, USA som Asien. Behovet for såvel at kommunikere som at lede på distancen er derfor steget markant. Det mærker man bl.a. i udviklingen af nye produkter.

Christian Brix Jacobsen, Director i Mechanical Hydraulic Development, forklarer: ”Når vi skal udvikle produkter til forskellige markeder, er det afgørende at have en lokalt forankret forretningsdel. F.eks. er der forskellige lovmæssige krav i USA, Europa og Kina. Men der er også nogle kulturelle forskelle, og det er meget forskelligt, hvordan man foretrækker, tingene skal se ud og virke på. Derfor har vi afdelinger spredt ud over kontinenterne”.

Indbyrdes forståelse af deres virtuelle samarbejde

Christian Brix Jacobsen står i spidsen for en ny afdeling, der samlet set udgør knap 80 medarbejdere, og en helt ny ledergruppe, der består af 2 kinesiske, 1 amerikansk og 3 danske ledere. Christian er bevidst om, at det er helt afgørende at etablere en fælles platform og at sikre en indbyrdes forståelse af deres virtuelle samarbejde.

I samarbejdet med CfL har et første fælles tiltag været et kick-off møde af 2 dages varighed for lederteamet. ”Mange af disse mennesker havde aldrig set eller mødt hinanden før, så det var vigtigt, at vi fik en fælles platform. Vi skulle arbejde med et fælles ledelsesfundament; Grundfos´ såkaldte Leaderships Principles, men mindst lige så væsentligt var det at etablere nogle helt konkrete rammer for vores arbejde: hvordan skulle det foregå i praksis, og hvad var vores forventninger til hinanden i den forbindelse”, fortæller Christian Brix Jacobsen.

Et væsentligt udbytte af mødet blev udformningen af en distanceledelseskontrakt – en samarbejdsaftale – mellem lederne i teamet.

Når det gælder distanceledelse er der nogle helt særlige ting, der skal være på plads i forhold til afstemningen af kommunikation på tværs af tidszoner, kulturelle forskelle, brugen af virtuelle medier, ligesom afstemning af værdimæssige og personlige behov er af afgørende betydning. Ting der ofte ikke er tilstrækkelig klart formuleret, og som efterfølgende kan lede til misforståelser, unødig koordination og dermed også frustration blandt såvel medarbejdere som ledere. Kontrakterne kræver, at vi forholder os til forventningerne til hinanden og til samarbejdet, og at vi løbende tager disse forventninger op til revision. Kontrakterne omhandler også mere bløde parametre som forventninger til inklusion, kontinuitet og åbenhed. Kontrakten har således til formål at udgøre et fundament for det daglige samarbejde og sikre, at beslutninger kan træffes smidigt og i overensstemmelse med givne mål og behov.

”I kontrakten formulerede vi vores formål og målsætninger, for afdelingen som helhed som for vores lederteam. Vi gjorde os hver især klart, hvad vi havde ansvar for og skrev det ned i kontrakten. Også de helt konkrete aftaler blev noteret: Hvad er det, vi skal samarbejde omkring, og hvordan ønsker vi praktisk at mødes omkring dette. Vi enedes således om et fast ugentligt møde, onsdag kl. 14.00 dansk tid, simpelthen ud fra den betragtning, at vi er 7 timer forskudt i forhold til både USA og Kina. Ligeledes fastsatte vi mødet til at vare en time, så vi alle kender omfanget på forhånd og kan planlægge i forhold til det”, fortæller Christian Brix Jacobsen.

Erfaring omsættes til udviklingsforløb

Et væsentligt element i samarbejdet mellem CfL og Grundfos er at opsamle viden og erfaring. Denne erfaring skal efterfølgende omsættes til udviklingsforløb for de øvrige virtuelle teams i Grundfos. Her er det hensigten, at virtuelle ledere på Grundfos kan blive trænet i at udvikle ledelse på distancen, men også i at diskutere og evaluere på de erfaringer, de høster undervejs.

CfL følger nøje udviklingen i de virtuelle teams. I en tid hvor mål, opgaver, samarbejdsstrukturer og ledelsesreferencer er i løbende forandring, ikke bare på Grundfos men overalt i erhvervslivet, er det overordentlig relevant at være opmærksom på at skabe så gode rammer som muligt for medarbejdernes opgaveløsning og trivsel.

Vi opfordrer derfor andre virtuelle ledere til at gøre brug af distanceledelseskontrakter, idet det ikke kun er et væsentligt redskab til at skabe et nødvendigt fundament for det daglige samarbejde og trivsel. Det er også en understregning af gensidigheden i distancesamarbejde, at distanceledelse forudsætter et stort ansvar og engagement også hos den enkelte medarbejder. Som medarbejder på distancen må man på godt og ondt redefinere sit begreb omkring synlig ledelse.

Fakta om projektet:

I Grundfos har man, trods lavkonjunktur, opnået stigende omsætning og øgede markedsandele, og med et konstant fokus på udvikling er man i færd med at skabe et helt nyt R&D setup for at tilpasse virksomheden til den store vækst.

Samarbejdet mellem Grundfos og CfL er et brobygningsprojekt mellem forskning, erhvervslivet og CfL. Ph.d studerende Rikke Lindekilde får vejledning fra Department of Business Administration på Aarhus Universitet og fra Stanford University i USA. De centrale deltagere fra Grundfos er udviklingsafdelingen ved projektdirektør Jimm Feldborg og Global Product Line Director Kenth Nielsen samt Poul Due Jensen Akademiet ved Gunnar Tindborg, mens HR er repræsenteret ved HR partner Partner Marianne Grønhøj.