Seks trin til at overvinde frustration på arbejdspladsen og usikkerhed omkring at performe

Recession, nedskæringer og omstruktureringer har presset flere arbejdsopgaver ind i arbejdsdagen hos de tilbageværende medarbejdere.

Mange har svært ved at klare mængden af opgaver og præstationsangst opstår. Fokus rykker mod at løse de mange simple opgaver, samtidig med at vigtige og mere komplicerede spørgsmål bliver skubbet til siden. Fejlen ligger ofte i manglende kommunikation, indsigt og tillid mellem ledelse og ansatte. Randy Conley opstiller i sit blogindlæg seks strategier, han har fundet anvendelige i relation til "præstationsangst" på arbejdspladsen.

Rigtig mange medarbejdere er påvirket efter et årti med talrige omstruktureringer i virksomhederne, nye jobbeskrivelser og ansvarsområder, tilføjede, fjernede eller ændrede jobroller, afdelinger og arbejdspladser. "At gøre mere med mindre" er blevet normen. Erhvervslivet fortsætter en langsom genopretning efter den økonomiske recession. Medarbejdere, der engang frygtede at miste deres job, føler sig nu usikre på, om de overhovedet magter at beholde jobbet. Det er budskabet fra en nylig publikation fra Vadim Liberman, The Conference Board. Præstationsangst har grebet mange i ”corporate America”.

Libermans hovedpointe er, at folk har problemer med at klare mængden af opgaver, der har føjet sig til deres arbejdsbeskrivelse og de forandringer, der sker i deres organisationer. Recessionsdrevne fyringer, omstruktureringer, og jobændringer har tvunget folk til at påtage sig ekstra arbejde, nye jobopgaver eller påtage sig forskellige roller, og det har alt sammen en indflydelse på medarbejderne. De føler sig overvældet over mængden af arbejde, de skal udføre. Det fører til, at selv de mest engagerede medarbejdere bliver mere fokuserede på de mindst komplekse, enkle opgaver, de kan styre snarere end at fokusere på de vigtigste og mest komplicerede spørgsmål, der skal løses.

Ifølge Liberman kan meget af fejlen tilskrives den øverste ledelse. De er nemlig ofte tilbøjelige til at lægge skylden for en eventuel organisatorisk fiasko på deres medarbejdere. Selvom de selv har begået en fejl ved f.eks. at forfølge det nyeste management modefænomen eller omorganisere på basis af en fiks idé eller lave et ringe udført ”change management” arbejde. F.eks. tager ledelserne ikke hensyn til, at de samme medarbejdere stadig forsøger at komme ovenpå efter den foregående runde af ændringer. Wharton-professor Peter Cappelli siger: "I dag er arbejdskravene eksploderet. Ikke bare den mængde arbejde, der skal udføres men også de udfordringer, som medarbejderne ikke ved, hvordan de skal løse – måske fordi de ikke engang er opnåelige."  Frustration med arbejdspladsen fører til usikkerhed, der fører til en mangel på tillid til ledelsen.

Professor Cappelli fortsætter. Jeg kan identificere mig med disse betingelser. Det team, jeg er ansvarlig for, har oplevet øgede jobudfordringer og ansvar i årenes løb. Dette er sket i takt med, at vores forretning har vokset sig mere kompleks og krævende. "Opgave-overbebyrdet" er et ord, vi har brugt til at beskrive denne tilstand og den usikre, frustrerede sindstilstand, det fremkalder hos medarbejderen. Her er seks strategier, jeg har fundet anvendelige i relation til "præstationsangst" på arbejdspladsen:

1) Skab et sikkert og tillidsfuldt arbejdsmiljø
Det er førsteprioritet hos en leder at skabe tillid til sine medarbejdere. En kultur, hvor medarbejderne føler sig sikre er essentiel, ikke blot for at overleve men også for at trives. Medarbejderne har brug for at vide, at de kan regne med deres leder til at se efter deres interesser, beskytte dem og virkelig bekymre sig om dem som mennesker og ikke bare arbejdstagere, der kommer og gør deres job.

2) Spørg folk om deres meninger
En af de mest håndgribelige måder, ledere kan bekæmpe frustration og usikkerhed på arbejdspladsen, er at bede medarbejderne om deres meninger. Dette er blot det første skridt; du er nødt til at handle på, hvad de fortæller dig. Jo højere op en leder stiger i organisationen, jo lettere er det at miste kontakten med de daglige frustrationer og kampe dine medarbejdere står overfor. Det er nemt at forsimple de problemer og løsninger, folk står overfor og tage deres udtryk for frustration, som klynken. Lyt efter dine ansatte for at lade dig påvirke og vær villig til at tage handling på, hvad du hører.

3) Start, stop, fortsæt
Når du overvejer din næste runde af omstruktureringer, jobmodifikation eller procesforbedringer, så stil dig selv disse tre spørgsmål: Hvad har vi brug for at starte med at gøre? Hvad har vi brug for at stoppe med at gøre? Hvad har vi brug for at fortsætte med at gøre? Jeg har fundet det nemt at tilføje nye opgaver, samtidig med at vi bibeholder de gamle opgaver. Det er meget, meget sværere at identificere de ting, vi skal stoppe med at gøre. Vi kan ikke fortsætte med at tilføje arbejdsopgaver og forvente de bliver udført på konsekvent højt niveau. Der er kun x antal timer til at udføre de forhåndenværende arbejdsopgaver. Som en tilføjelse til start, stop, fortsæt-strategien overvejer jeg seriøst at vedtage en strategi, hvis enkelthed er: For hver ny opgave, jeg tilføjer mit team, er vi nødt til at fjerne en opgave. Ud med opgaveoverfodring.

4) Styr forandringer, ikke bare annoncer dem
Styring af ændringer. Det kræver mere end en annoncering at ændre en strategi. Det kræver god gennemførelse og evnen til at forvalte forandringer godt. Folk går gennem forskellige stadier af bekymring, når de står overfor en større ændring. Deres ledere er nødt til at være rustet til at løse disse problemer gennem hele processen. Ved at adressere informationer, personlige og implementeringsbekymringer hos medarbejderne, kan lederne være langt mere succesrige med at hjælpe deres medarbejdere til at hilse det nye forandringsinitiativ velkommen.

5) Fokus på udvikling af chef/medarbejder-relationer
En af de primære faktorer i en medarbejders succes, tilfredshed og engagement på jobbet er kvaliteten af forholdet til deres chef. Det kræver en tilstrækkelig indsats at få god kvalitet i chef/medarbejder-relationer, der bygger på tillid og gensidig respekt. Hyppige og kvalitetssamtaler er nødt til at forekomme regelmæssigt mellem chefen og medarbejderen, så chefen er opmærksom på de daglige udfordringer, som medarbejderen står overfor og kan arbejde på at fjerne hindringer.

6) Foster empowerment, kontrol og autonomi
Medarbejderne er ikke imod forandringer; de bryder sig ikke om at blive kontrolleret. Mange af dagens arbejdspladsfrustrationer er forårsaget af medarbejdere, der har en mangel på empowerment i deres arbejde, lidt kontrol over, hvilke påvirkninger de har på deres arbejde, og ringe autonomi omkring, hvordan de udfører deres opgaver. Ledere kan opbygge engagement ved at fokusere på udviklingen af disse tre kvaliteter i det arbejde deres medarbejdere udfører.

Arbejdspladsfrustration og usikkerhed er som organisatorisk højt blodtryk, det er en lydløs dræber. Denne tavse dræber er ikke altid indlysende gennem ydre symptomer, men den lurer altid nedenunder og forårsager skade dag efter dag. Vi har et valg ... vil vi gøre noget ved det?

Randy Conley er V.P. af  Client Services og Trust Practice Leader ved Ken Blanchard Companies. Randy leverer et nyt LeaderChat indlæg hver den fjerde torsdag i måneden. For mere indsigt omkring tillid og lederskab, følg Randy på hans ”Leading with Trust” blog eller følg ham på Twitter@RandyConley.