12 HR-juridiske råd enhver leder bør kende til

På vores HR-jura Hotline hjælper CfL hver dag virksomheder med deres personalesager. Ofte er sagerne endt et sted, hvor HR-afdelingen må bruge unødige ressourcer på at brandslukke, fordi problemerne ikke er håndteret i tide eller måske endda forkert. 

Af Dorte Solholt, chef for HR Jura i CfL, maj 2023 

Møgsager koster både ledelsesmæssigt og økonomisk, de giver ridser i virksomhedens omdømme og kunne måske være undgået, hvis lederen havde haft en større viden om HR-juraen.

Ledere behøver faktisk ikke at elske jura. Mindre kan også gøre det.

Men mange ledere kan blive langt bedre til at påtage sig ledelsespligten – både i konfliktfyldte situationer med samarbejdsproblemer, dårlig performance eller måske for stort fravær, men også i det daglige samarbejde med medarbejderne. Og dermed få frigjort alle de kræfter, der er bundet op i manglende viden, konfliktskyhed og laden stå til, så energien kan kanaliseres over i rigtig ledelse og drift.

Ret og pligt

Forudsætningen for at kunne definere og udfylde sit eget ledelsesrum er en grundlæggende forståelse af ledelsesretten, og hvad den indebærer. Og et basalt kendskab til de HR-juridiske regler. Ikke i detaljer, for de bør overlades til HR, men en tilstrækkelig viden om medarbejdernes rettigheder og pligter.

Og sidst, men ikke mindst - handlekraft. Når en medarbejder ikke performer, konstant brokker sig ved kaffemaskinen, har meget klatsygefravær, arbejder for meget, nægter at påtage sig nye opgaver eller virker stresset, skal det håndteres. Den største ledelsesmæssige synd er nemlig ofte ikke at gøre noget.

HR-jura – en del af lederværktøjskassen

Til at klæde lederne bedre på har CfL udarbejdet 12 gode HR-juridiske råd – lige til at putte i værktøjskassen. I denne artikel uddyber vi dem nærmere. Rådene er til fri afbenyttelse, men kun i CfLs version og med vores logo.

• Hent de 12 HR-juridiske råd til ledere
• Download 12 HR law tips for managers

Råd 1: Brug ledelsesretten og påtag dig ledelsespligten 

Din ledelsesret udspringer af virksomhedens ledelsesret.

Virksomhedens ret til at lede og fordele arbejdet er et grundlæggende princip i den danske model. Dvs. den måde, vores arbejdsmarked i Danmark fungerer på.

Den danske model går bl.a. ud på, at vi foretrækker at lade arbejdsmarkedets parter aftale sig frem til de regler, der skal være gældende, frem for at lovgive. Det sker bl.a. ved de såkaldte trepartsforhandlinger, hvor regeringen, fagbevægelsen og arbejdsgiverorganisationerne sætter sig sammen og søger løsninger på de udfordringer, arbejdsmarkedet står over for. Ind i mellem hårdt presset af EU’s massive indflydelse på dansk ret.

Ledelsesretten går mere end 100 år tilbage til det såkaldte Septemberforlig i 1899, hvor arbejdsgiversiden anerkendte lønmodtagernes ret til at organisere sig, mens fagbevægelsen forpligtede sig til at respektere virksomhedernes ret til at lede og fordele arbejdet – også kaldet ledelsesretten.

Elementerne i ledelsesretten er:

• Retten til at ansætte
• Retten til at afskedige
• Instruktionsbeføjelsen – hvem skal udføre arbejdet, og hvordan skal det udføres
• Retten til at tilrettelægge arbejdstiden – f.eks. den ugentlige/daglige arbejdstid og pauserne
• Retten til at fastsætte reglementariske forskrifter – dvs. regler og politikker for f.eks. kvalitetssikring, rygning, alkohol, sygdom, it, brug af sociale medier m.v.
• Retten til at indføre kontrolforanstaltninger – dvs. tids- og adgangskontrol, videoovervågning, overvågning af internet- og e-mails, GPS-kontrol i tjenestebiler osv.
• Fortolkningstrinnet – der betyder, at virksomhedens fortolkning af en overenskomstbestemmelse skal respekteres, indtil det ved fagretlig behandling måtte blive fastslået, at bestemmelsen skal forstås anderledes.

Ledelsesretten er naturligvis ikke uden grænser. Der er kollektive overenskomster, arbejdsmiljølovgivning, forbud mod forskelsbehandling, databeskyttelsesregler osv., der skal overholdes, og der kommer stadigt nye begrænsninger til.

Hvor langt din ledelsesret går, og hvilke beslutninger, du selvstændigt kan træffe, afhænger altid af det mandat, virksomheden har givet dig. Er du i tvivl, så drøft det med din egen leder eller med HR.

Og husk, at ledelsesretten forpligter – fra bestyrelse, til direktion og til den enkelte leder. Både til at lede og fordele arbejdet, men også til at påtage dig ledelsespligten og det ansvar, der følger med. Du vælger ikke altid selv dine kampe.

Råd 2: Kend din HR-jura 

Rammerne for ansættelsesforholdet

Retten til at lede og fordele arbejdet hviler på den ansættelseskontrakt, der er indgået mellem virksomheden og medarbejderen. Parterne har indgået en aftale:

• Medarbejderen får løn og andre rettigheder som f.eks. ferie, barsel, løn under sygdom m.v.
• Virksomheden får ret til at råde over medarbejderens arbejdskraft - inden for rammerne af lovgivningen, eventuelle overenskomster og kontrakten.

Du bør have styr de mest grundlæggende regler i ansættelsesforholdet. Hvad er f.eks. de forbudte kriterier, når der skal ansættes, lønreguleres eller afskediges? Hvem bestemmer, hvornår medarbejderen kan holde ferie eller arbejde hjemme? Og er det i orden at kontakte en medarbejder, der er sygemeldt?

Der er ingen, der forventer, at du kender HR-juraen ud og ind, men en vis basisviden er nødvendig. Detaljerne kan du overlade til HR.

Sæt dig ind i virksomhedens regler

Det er en god idé, at du sætter dig ind i virksomhedens personalehåndbog/personalepolitikker. Har I f.eks. generelle regler om sygefravær, ferie eller arbejdstid, er det vigtigt, at du kender dem, så du følger retningslinjerne.

Hvis du ikke allerede kender din HR-afdeling, så book eventuelt et møde med din samarbejdspartner i HR og hør:

• Hvad de kan hjælpe med
• Hvornår du skal involvere HR
• Hvad du særligt skal være opmærksom på i lige præcis din virksomhed?

GDPR

Når man taler om medarbejderdata, skelnes der mellem to ting:

• Behandling af medarbejdernes personlige data
• Dokumentation på personalesagen – husk at gemme vigtige dialoger med dine medarbejdere.

Efter databeskyttelsesloven og EU's databeskyttelsesforordning (også kaldet GDPR) har virksomheden pligt til at beskytte medarbejderens personlige data. Det gælder både ved rekruttering og under og efter ansættelsen.

De fleste virksomheder har en databeskyttelsespolitik, som det er vigtigt, at du kender. Medarbejderens personlige data er kun til låns. Derfor skal de omgås med forsigtighed og må f.eks. aldrig opbevares i dine egne ”skuffesystemer”.

Husk dokumentation på personalesagerne. Har du f.eks. haft formelle samtaler med en medarbejder, lovet noget eller aftalt et kursus, så lav et referat, en mail eller lignende og få det lagt på medarbejderens personalesag.

Hvis der efterfølgende bliver uenighed, er det vigtigt, at dokumentationen er på plads. Og stopper du som leder for medarbejderen, er det vigtigt for den nye leder eller for HR at kunne se, hvad der er aftalt. Men du må naturligvis kun gemme oplysningerne, så længe der er et sagligt formål med det.

Artiklen fortsætter under boksen.

Råd 3: Tag hånd om arbejdsmiljøet

Overordnet er det virksomhedens ansvar at sikre, at arbejdet foregår sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt forsvarligt – både når det kommer til medarbejdernes fysiske helbred, men også når det gælder psykisk sundhed. Ingen må blive syge af at gå på arbejde.

Opgaven løftes i samarbejde med lederne, arbejdsmiljørorganisationen og medarbejderne.

Som leder skal du tage din del af ansvaret og skabe rammerne for en sikker og chikanefri arbejdsplads - både generelt i virksomheden og i din egen enhed og med opmærksomhed på både den enkelte medarbejders trivsel og på fællesskabet.

En chikanefri arbejdsplads

Ingen medarbejder må udsættes for krænkelser i forbindelse med arbejdet – hverken af ledere, kolleger eller kunder.

Som leder har du et særligt ansvar for at forebygge krænkende handlinger. Det gælder seksuel chikane, men også anden krænkende adfærd i form af nedsættende tale, mobning eller andre former for chikane.

Sæt dig ind i virksomhedens politk på området og gå forrest, når det kommer til god tone og respektfuld adfærd over for alle. Og kig aldrig den anden vej, når nogen går over grænsen.

Krænkende handlinger kan koste dyrt – både menneskeligt, økonomisk og for virksomhedens kultur og omdømme. Konkrete sager, hvor en medarbejder f.eks. klager over chikane fra en kollega, kan være vanskelige at håndtere. Så sørg altid for at inddrage HR så hurtigt som muligt.

Arbejdstilsynet har udgivet en vejledning om krænkende handlinger, som du kan læse på www.at.dk.

Råd 4: Vær bevidst om de forbudte kriterier 

Forbuddet mod forskelsbehandling

I mange år efter Danmarks indmeldelse i EF var det alene forskelsbehandling på grund af køn, som var forbudt. Den del er langt de fleste ledere efterhånden bevidste om, selv om der ind imellem ryger en finke af panden.

Men gennem årene er der fyldt flere og flere kriterier på forbudslisten, og i dag er det også forbudt at forskelsbehandle på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, kønsidentitet, kønsudtryk eller kønskarakteristika, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse.

Et øget fokus fra både medarbejdere og deres organisationer kombineret med en nem klageadgang til Ligebehandlingsnævnet udfordrer virksomhederne – og lederne.

Praksis fra både nævnet og domstolene tyder på, at det – ud over køn og graviditet – er kriterierne alder, handicap og religion, der oftest giver anledning til klager over forskelsbehandling.

Du må som udgangspunkt heller ikke tilbyde medarbejdere ringere vilkår, blot fordi de er ansat på deltid eller i en tidsbegrænset stilling.

Erfaringen fra de mange sager viser, at virksomhederne med jævne mellemrum kommer i vanskeligheder, fordi de refererer direkte til et forbudt kriterium. ”Vi har brug for en yngre medarbejder, vi kan ikke lønregulere dig, fordi du har været på barsel det sidste år…” osv.

Både ledere og HR skal være langt skarpere på at holde sig til saglige kriterier som uddannelse, erfaring og kompetencer ved vurdering af ansøgere, tildeling af lønstigninger eller ved beslutning om, hvem der bedst kan undværes i en nedskæringssituation.

Forbuddet mod forskelsbehandling skal du have på rygraden

Der er to love, som du skal være særligt opmærksom på:

• Ligebehandlingsloven – der må ikke forskelsbehandles på grund af køn, herunder graviditet og barselsorlov
• Forskelsbehandlingsloven – der må ikke forskelsbehandles på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, kønsidentitet, kønsudtryk eller kønskarakteristika, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse.

Forbuddet gælder både ved rekruttering, under ansættelsen og i en opsigelsessituation.

Reglerne i ligebehandlingsloven betyder, at virksomheden skal behandle mænd og kvinder lige. Du må f.eks. ikke begrunde et afslag til en kvindelig jobansøger med, at hun er gravid, eller opsige en nybagt far, fordi det er svært at undvære ham, når han skal på forældreorlov. En klassiker er også at glemme at indkalde medarbejdere på barselsorlov til MUS eller ikke at lønregulere dem, fordi de er på orlov.

Forskelsbehandlingsloven indeholder også et forbud mod diskrimination. Alder er et godt eksempel. Du må f.eks. ikke slå en stilling op, hvor du søger en medarbejder under 25 år – beskriv i stedet hvilke erfaringer og kvalifikationer, der er nødvendige i jobbet. Du må heller ikke opsige en ældre medarbejder frem for en yngre, fordi den ældre medarbejder kan vælge at gå på pension, eller fordi virksomheden gerne vil forberede et generationsskifte.

Særligt om handicap

Handicap er et særligt kriterium, du skal være opmærksom på. Virksomheden har i mange tilfælde en særlig forpligtigelse til at tilpasse jobbet for handicappede medarbejdere.

Du må f.eks. ikke afvise en handicappet, men fagligt kvalificeret ansøger, blot fordi det er for besværligt at tage særlige hensyn til den pågældende.

Handicapbegrebet i forskelsbehandlingsloven er ikke helt entydigt. Den korte definition er en kronisk eller længerevarende funktionsnedsættelse, der indebærer, at medarbejderen ikke kan arbejde fuldt ud på niveau med de øvrige medarbejdere, uden at der sker en tilpasning af arbejdsforholdene. Tilpasningen må dog aldrig være unødigt byrdefuld for virksomheden.

Få altid din HR-afdeling ind over sagerne – f.eks. hvis du skal opsige en medarbejder grundet for meget fravær, og fraværet kan være begrundet i et handicap.

Sagerne er dyre

Hvis du ikke overholder forbuddet mod forskelsbehandling, kan din virksomhed risikere at skulle betale en godtgørelse. Det kan hurtigt blive en dyr affære, da godtgørelsesniveauet i f.eks. opsigelsessager typisk ligger fra 6 til 12 måneders løn oven i medarbejderens almindelige opsigelsesvarsel.

Artiklen fortsætter under boksen.

Råd 5: Hold snor i arbejdstiden 

Generelt om arbejdstid

Rammerne for fastlæggelse af arbejdstiden varierer fra virksomhed til virksomhed – alt afhængig af aftalegrundlaget for det enkelte ansættelsesforhold. Rammerne afhænger bl.a. af, om medarbejderen er dækket af en kollektiv overenskomst eller ej:

• Mange overenskomster indeholder meget detaljerede arbejdstidsregler og sætter derfor snævre rammer arbejdstidsplanlægningen. Andre overenskomster har kun meget overordnede regler og giver langt større fleksibilitet
• Mange virksomheder er ikke dækket af en overenskomst, og arbejdstiden er her alene reguleret af lovgivningen og ansættelseskontrakten.

I Danmark er den ugentlige arbejdstid ikke fastsat ved lov, men på de store overenskomstområder har man aftalt en 37-timers arbejdsuge. De 37 timer er også omdrejningspunktet for f.eks. reglerne om arbejdsløshedsforsikring og sygedagpenge.

Der er intet til hinder for, at en virksomhed, som ikke er bundet af en kollektiv overenskomst, aftaler et andet timetal med medarbejderen. Ellers måske endda, at medarbejderen ikke har en højeste arbejdstid.

Lovgivning

Fælles for alle medarbejdere er dog:

• 48 timers-reglen – EU’s arbejdstidsdirektiv betyder, at en medarbejder højst må arbejde gennemsnitligt 48 timer om ugen hen over en rullende periode på 4 måneder. Ferie og feriefridage er neutrale perioder i opgørelsen og bringer derfor ikke gennemsnittet ned.
• Arbejdsmiljølovens regler om arbejdstid – medarbejderne har krav på en daglig hviletid på 11 timer og på et ugentligt fridøgn.

Det kan blive dyrt, hvis din virksomhed ikke overholder arbejdstidsreglerne. Brud på arbejdsmiljøreglerne kan ende med et besøg af Arbejdstilsynet og et påbud eller en bøde.

Ved overtrædelse af 48-timers reglen kan virksomheden komme til at betale mellem 25.000 kr. og 50.000 kr. i godtgørelse til medarbejderen alt efter:

• Om overarbejdet har haft et betydeligt omfang, og om det er foregået i flere perioder
• Om virksomheden har pålagt medarbejderen at arbejde for mange timer eller truet med fyring, hvis medarbejderen protesterer mod arbejdstiden
• Om medarbejderen har fået betaling for overarbejdet eller ej.

Du har ansvaret for arbejdstiden

Det er virksomhedens og dermed også dit ansvar at sikre, at arbejdstidsreglerne bliver overholdt.

Hvis medarbejderens arbejdstid er direkte målbar (f.eks. via et tidsregistreringssystem), gør det din opgave nemmere. Problemstillingen er langt sværere at håndtere i forhold til medarbejdere, som er uden højeste arbejdstid, arbejder selvstændigt og fleksibelt, hjemme eller på distancen, og som – til gavn for begge parter – selv tilrettelægger deres opgaver.

Så tænker du måske: ”Hvad gør jeg med den medarbejder, som altid går sidst hjem, altid er online og aldrig får holdt sin ferie?” Og som måske endda er økonomisk afhængig af de ekstra timer, der ikke nødvendigvis bidrager til den samlede produktivitet i afdelingen.

Selv om virksomhedens forpligtelser hverken kan eller bør fritage medarbejderen for ansvaret for egen arbejdssituation, så er der kun et svar - du håndterer det ledelsesmæssigt.

I første omgang kan du tage en snak og en forventningsafstemning med medarbejderen, men løser det ikke problemet, så kan det i sidste ende være nødvendigt, at du giver en advarsel. Også selv om det forekommer helt bagvendt at pålægge en medarbejder at arbejde mindre.

Planlægning af arbejdstid

Som leder skal du tilrettelægge dine medarbejders arbejdstid og opgaver, så du sikrer:

• At virksomhedens ressourcer bliver brugt effektivt
• At du undgår stressede medarbejdere – sørg for at arbejdstiden ikke løber løbsk
• At tidsforbruget på opgaver hænger sammen – hvis to medarbejdere laver det samme, men den ene kan klare opgaverne på 37 timer, hvor den anden bruger 50, skal der måske ses på, om der skal ske oplæring, om det er sløseri, eller om der er en anden god grund til, at der er forskel
• At gældende lovgivning bliver overholdt som beskrevet i afsnittet ovenfor.

Hvis I tidsregistrerer på din virksomhed, kan du følge med i arbejdstiden der. Hvis ikke, så må du sikre dig et andet overblik over, hvordan dine medarbejdere arbejder – påtager de sig for mange opgaver, hvornår kommer og går de, hvordan ser deres kalender ud, holder de deres ferie og afspadsering, hvornår på døgnet sender de e-mails osv.

Råd 6: Styr ferieplanlægningen 

Ferieloven kort

Alle medarbejdere optjener 2,08 dags betalt ferie pr. måned uanset hvor mange timer, de arbejder om ugen, svarende til 25 dages/5 ugers ferie om året. Ferien optjenes i ferieåret, der løber fra 1. september til 31. august. Ferien afholdes i ferieafholdelsesperioden, der løber fra ferieårets start den 1. september til 31. december året efter, dvs. i 16 måneder.

Hvis en medarbejder har ferie tilbage ud over 4 uger, kan den overføres til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode, hvis virksomheden og medarbejderen er enige om det. Det kræver en skriftlig aftale inden udløbet af ferieafholdelsesperioden den 31. december. Bliver ferien ikke overført, har medarbejderen krav på at få dagene udbetalt efter ferieafholdelsesperiodens udløb.

Har din virksomhed en 6. ferieuge, feriefridage eller lignende, er dagene ikke reguleret af ferieloven, men af en eventuel overenskomst, virksomhedens egen politik eller medarbejderens kontrakt.

Få styr på dine medarbejderes ferie

Mange virksomheder har store udfordringer med at styre medarbejdernes ferieregnskab. Sjældent fordi medarbejderne ikke kan få ferie nok, men fordi nogle medarbejdere faktisk helst er fri for at holde ferie.

Når ferieafholdelsesperioden går på hæld, og alle burde have holdt eller i alt fald planlagt deres 5 ferieuger, hober den ubrugte ferie sig ofte op. For nogle er det hamsteren, der er på spil – tanken om de mange ekstra dage på feriekontoen luner i de kolde vinteraftener. Andre bryder sig simpelthen bare ikke om at være væk fra arbejde. Men i rigtig mange tilfælde handler det om, at medarbejderen ikke har tid til at holde ferie – eller i alt fald opfatter det sådan.

Ferieplanlægning er en vigtig ledelsesopgave – både af hensyn til medarbejderens muligheder for at trække stikket og for at sikre, at driften påvirkes mindst muligt. Men også fordi virksomheden risikerer en økonomisk straf, hvis der er rod i ferieregnskabet, og man f.eks. falder for fristelsen til at udbetale for meget ferie til medarbejdere, der hellere vil have kontanter end frihed.

Arbejdsmarkedets Feriefond udtager hvert år et antal virksomheder og kontrollerer medarbejdernes individuelle ferieregnskaber. Og stemmer de ikke, f.eks. fordi man har udbetalt i strid med reglerne eller måske endda sløjfet feriedage, bliver virksomheden mødt med et krav om indbetaling til fonden.

Sådan planlægger du ferien

Som udgangspunkt skal du planlægge ferien i samarbejde med medarbejderne, med mindre virksomheden holder kollektivt ferielukket, f.eks. i sommerferien.

Kan I ikke blive enige, har virksomheden ret til at placere ferien inden for ferielovens rammer. Virksomheden kan f.eks. beslutte, at medarbejderne ikke må holde ferie i de travleste perioder, at medarbejderne skal holde deres hovedferie, når kunderne holder sommerferie, eller at al ferie skal være afviklet i ferieafholdelsesperioden.

Men generelle retningslinjer gør det ikke alene. Som leder må du sørge for, at ferien rent faktisk bliver afholdt for hver enkelt medarbejder i overensstemmelse med din virksomheds feriepolitik. Hvis det bliver nødvendigt, kan du varsle hovedferien (3 uger) med 3 måneder og restferie (2 uger) med 1 måned.

Og husk at medarbejderen har krav på at få udbetalt ferie ud over 4 uger, hvis du ikke har sørget for, at alle feriedage enten bliver afholdt eller bliver aftalt overført til næste ferieafholdelsesperiode, hvis virksomhedens regler giver mulighed for det.

Råd 7: Håndter sygefravær

”Jeg kommer ikke på arbejde i dag, chef”

Måske kender du den gamle radiosatire ”Chris og chokoladefabrikken”? Chris har de vildeste undskyldninger for ikke liiige at kunne komme på arbejde, men den godmodige chef får altid Chris til at møde op alligevel. Det handler om to ting:

• Sygemelding til egen leder
• En tidlig dialog mellem medarbejderen og lederen.

Begge dele er vigtige i håndteringen af sygefravær. Det er meget lettere at melde sig syg via en reception, en e-mail eller en sms end at ringe til sin chef.

Al erfaring viser også, at når en medarbejder er længerevarende syg, er det nemmere at komme tilbage på arbejde, hvis der har været løbende dialog med arbejdspladsen. Så vær ikke berøringsangst, men hold kontakten til medarbejderen. Hvor ofte afhænger af baggrunden for sygemeldingen, og hvor meget den påvirker den daglige drift.

Kend din sygefraværspolitik

Når en medarbejder ringer og melder sig syg, bør du som leder straks overveje, hvad du kan gøre i den konkrete situation.

Du må efter helbredsoplysningsloven ikke spørge om, hvad din medarbejder fejler, men du må gerne spørge om, hvornår medarbejderen regner med at komme tilbage. Og i mange tilfælde vil medarbejderen selv fortælle, at han/hun er forkølet, stresset eller syg af andre årsager.

Når du alligevel har medarbejderen i telefonen, så kan I allerede her drøfte, hvad det videre forløb skal være – f.eks.:

• Er der opgaver, der skal håndteres, mens medarbejderen er væk
• Hvornår skal I tale sammen igen
• Vil l du indkalde til en sygefraværssamtale
• Har du brug for en lægeerklæring?

De fleste virksomheder har en politik om sygefravær. Her vil det typisk fremgå, hvornår medarbejder og leder skal have kontakt, og hvordan virksomheden generelt håndterer sygefravær.

Sørg altid for, at fraværet bliver registreret korrekt, og husk - af hensyn til din virksomheds mulighed for at få sygedagpengerefusion, når der udbetales løn under sygdom – altid at give besked videre i systemet.

Sygefraværssamtale

Efter sygedagpengeloven skal der være holdt en sygefraværssamtale senest fire uger fra første fraværsdag, men du kan når som helst bede medarbejderen om en samtale. Mange virksomheder har deres egne regler for, hvornår der skal indkaldes til en samtale.

En sygefraværssamtale er en personlig samtale mellem lederen og medarbejderen. Typisk holder I samtalen på virksomheden, men er medarbejderen for syg til at deltage, kan I holde den telefonisk i stedet.

Medarbejderen har pligt til at deltage i samtalen. Kan medarbejderen ikke deltage, kan du bede om at få en lægeerklæring, der dokumenterer, at medarbejderen er for syg til at deltage.

Husk at skrive et referat af sygefraværssamtalen. Du får dokumentation for samtalen, og det giver medarbejderen en tryghed at kunne se, hvad det er I har aftalt/talt om. Hvis det ender med en opsigelse af medarbejderen på grund af for højt fravær, kan referaterne være nødvendige for at kunne opsige medarbejderen sagligt. Referaterne bør aldrig indeholde følsomme oplysninger om diagnoser m.v.

Lægeerklæringer

Du kan ind i mellem have behov for at indhente en lægeerklæring. Der findes tre typer af lægeerklæringer ved sygdom:

• Mulighedserklæring – den bruger du, når du gerne vil afdække, hvornår og hvordan, medarbejderen kan komme tilbage på arbejdspladsen. På side 1 beskriver du og medarbejderen, hvad medarbejderen kan og ikke kan, og I laver en plan for arbejdsopgaver, timeantal og eventuelle skånehensyn. Medarbejderen skal herefter tage erklæringen med til sin læge, der udfylder side 2 i erklæringen med en lægelig vurdering af muligheder og begrænsninger. Mulighedserklæringen kan også bruges ved klatfravær til at ændre fraværsmønstret.
• Friattest - den kan du bede om i de tilfælde, hvor du har brug for at få dokumentation for, at medarbejderen rent faktisk er uarbejdsdygtig på grund af sygdom. Det kan være for en medarbejder, der ikke kan møde til en sygefraværssamtale, eller for en opsagt medarbejder, der melder sig syg i en opsigelsesperiode.
• Varighedsattest - den kan du indhente, når en medarbejder har været syg i mere end 14 dage, og du har brug for en lægelig prognose for, hvor længe medarbejderen forventes at være fraværende.

Lægeerklæringerne betales af virksomheden.

Typer af sygefravær

Sygefravær er forskelligt. Det kan være være tale om klatfravær, helt almindelig sygefravær eller langtidssygemeldinger.

• Du skal have fokus på klatfraværet – er der tale om mistrivsel, pjæk eller en måske en problematisk fraværskultur blandt medarbejderne? Du kan tage hånd om det individuelt ved at tale med medarbejderen om at få bragt fraværet ned. Du kan samtidigt tage det op kollektivt i din afdeling på et møde, hvis der er tale om uhensigtsmæssig kultur, der har spredt sig på arbejdspladsen
• Ved langtidsfravær er det en god idé, at du får sparring fra din HR-afdeling. Fraværet kan skyldes stress, operation, alvorlig sygdom eller handicap. Her er det afgørende, at du har en tidlig dialog med løbende sygefraværssamtaler og måske laver en mulighedserklæring med medarbejderen om mulighederne for delvis tilbagevenden til arbejdet. Alt afhængigt af den konkrete situation, naturligvis.

Materiale om sygefravær

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har lavet et site for arbejdsgivere, som hedder ”Hjælp min medarbejder er længevarende syg’”. Her finder du al den viden, du skal bruge om sygefravær – herunder om de forskellige lægeerklæringer. Du kan også altid bede HR om hjælp.

Du finder materialet på www.star.dk.

Råd 8 og 9: Søg dialogen, stil krav og tag konflikten om nødvendigt 

Ingen har grebet ind

Her får du et eksempel på en typisk ledelsesmæssig undladelsessynd:

• En medarbejder har været ansat i virksomheden i mange år og er gennem en lang periode blevet flyttet rundt fra afdeling til afdeling, fordi samarbejdet med kollegerne ikke fungerer, og fordi kunderne har klaget over medarbejderens facon.
• Medarbejderen er opfarende og holder sig uden for fællesskabet på arbejdspladsen, og tålmodigheden over for kunderne er lille. Konflikten kulminerer i et voldsomt sammenstød med en kollega og en række kundeklager, og du ser ingen andre muligheder end at opsige den pågældende.
• Efterfølgende modtager virksomheden et krav på 6 måneders godtgørelse for usaglig afskedigelse og 3 måneders fratrædelsesgodtgørelse efter funktionærlovens § 2a (anciennitetsbestemt godtgørelse) og må igennem et langvarigt forhandlingsforløb med medarbejderens fagforening, før sagen kan forliges.

Situationen og ledelsessvigtet er klassisk og får lov at udvikle sig, fordi ingen af de ledere, medarbejderen har haft, har taget konflikten og indskærpet forventningerne til samarbejdet. Eller i sidste instans givet den advarsel, som var nødvendig for, at medarbejderen indså, at situationen var alvorlig, og ændrede adfærd, eller for at ansættelsesforholdet kunne have været bragt til ophør uden et retsligt efterspil. Det er her, din ledelsespligt kommer ind.

Vær ikke bange for at stille krav

Mange af de konflikter, der i værste fald kan ende med, at samarbejdet må ophøre, får lov til at udvikle sig, fordi lederen ikke har opsøgt den nødvendige dialog. Det kan være, at en medarbejder er begyndt at udvikle sig i en uheldig retning og f.eks. har samarbejds- eller performanceproblemer eller for meget fravær. Her kan du ofte starte med at tage en snak med medarbejderen, hvor du:

• Redegør for problemet
• Lytter til medarbejderen
• Fjerner misforståelser
• Får afstemt forventningerne.

Vær ikke bange for at stille krav til performance eller til adfærd på arbejdspladsen. Og udvikler situationen sig, er du nødt til at tage konflikten. Ingen ledere udgår konflikter, og som leder vælger du ikke altid selv dine kampe.

Stik derfor aldrig hovedet i busken, men tag konflikten i tide, så det ikke udvikler sig til en advarsel eller i værste fald en opsigelse eller måske endda en bortvisning. Husk at lave et referat af samtalen og få det lagt på medarbejderens personalesag.

Råd 10: Forstå betydningen af advarsler

”Pyh, det er svært”

For de fleste ledere er det ubehageligt at give en medarbejder en advarsel. Det kan være grænseoverskridende at skulle irettesætte en anden voksen. Mange ledere syntes også, at det bagefter er svært at skulle arbejde sammen med en medarbejder, som de har givet en advarsel.

Det er helt naturligt, men advarsler kan være nødvendige. Det er der flere grunde til:

• Klar kommunikation - det kan være, at du har haft flere samtaler med medarbejderen, og tingene ikke ændrer sig. Her er du som leder nødt til at markere klart og tydeligt, at bliver det ikke bedre, så kan næste skridt være en afskedigelse eller i grove tilfælde en bortvisning.
• Medarbejderens retssikkerhed – medarbejderen skal forstå situationens alvor og have mulighed for at forbedre sig/rette op på noget frem for pludseligt at stå med en opsigelse eller måske endda en bortvisning i hånden.
• Dyre personalesager – hvis I ender med at opsige medarbejderen på grund af f.eks. samarbejds- eller adfærdsproblemer eller dårlig performance, eller fordi medarbejderen gentagne gange overtræder virksomhedens retningslinjer, så er en advarsel ofte en forudsætning for, at opsigelsen eller bortvisningen ikke får et retligt efterspil. Manglende advarsel kan koste dyrt – både økonomisk, men også i forhold til virksomhedens omdømme både udadtil og indadtil. En dårlig fyring skaber sjældent god omtale.

Advarsler bliver typisk givet for samarbejds- og adfærdsproblemer, dårlig performance, for meget fravær eller for manglende efterlevelse af virksomhedens regler.

Hvis advarslen handler om, at noget skal forbedres over tid, bør den typisk indeholde en frist for, hvornår der skal følges op. Hvor lang fristen skal være, afhænger af den konkrete situation, men den skal give medarbejderen en fair chance for at rette op.

Hvis advarslen går på, at en bestemt adfærd er uacceptabel, skal du reagere med det samme, hvis medarbejderen gentager adfærden.

Og lige et par gode tips

• Giv kun en advarsel, hvis du er indstillet på tage konsekvensen
• Husk altid at følge op
• Gør ikke advarsler tidsbegrænsede – hvor længe de er gældende, afhænger af, hvad de er givet for.

Råd 11: Vis og kræv loyalitet 

Loyalitetsforpligtigelsen

Loyalitet er en grundlæggende forpligtigelse i et ansættelsesforhold.  

Loyalitetspligten betyder, at medarbejderen ikke må miskreditere virksomheden, skade virksomheden, udøve konkurrerende virksomhed eller i øvrigt handle i strid med virksomhedens interesser.

Medarbejderen kan f.eks. overtræde sin loyalitetspligt ved at tale grimt om lederen eller virksomheden på de sociale medier – Facebook, LinkedIn, Twitter eller andre steder - eller i dialogen med kolleger eller kunder. Vær dog opmærksom på, at offentlige ansatte har en videre ret til at ytre sig end privatansatte.

Medarbejderen må heller ikke påføre virksomheden konkurrence - f.eks. ved at starte konkurrerende virksomhed under ansættelsen eller i en opsigelsesperiode uden virksomhedens accept.

En overtrædelse af loyalitetspligten kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet – fra en påtale, advarsel, opsigelse og til i grove tilfælde - en bortvisning.

Alle medarbejdere har tavshedspligt om de forhold, som efter sagens natur ikke bør komme til tredjemands kundskab. Dine medarbejdere er også underlagt reglerne i markedsføringsloven og lov om forretningshemmeligheder. Forpligtelserne gælder både under og efter ansættelsen.

For medarbejdere, der har en særlig viden om virksomhedens forretningsforhold, kan der endvidere været indgået en konkurrence- eller kundeklausul, som mod kompensation, begrænser deres muligheder for at udøve konkurrerende beskæftigelse eller have kontakt med virksomhedens kunder i en periode efter fratrædelsen.

Husk, at loyalitetskravet også gælder dig. Som leder må du optræde loyalt og skabe tillid blandt dine medarbejdere. Du skal altid være loyal over for virksomhedens beslutninger – også selv om du ikke er enig.

Råd 12: Søg rådgivning

Hvornår skal du ringe 112?

Fodfejl kan koste dyrt – både ledelsesmæssigt og økonomisk. Søg altid rådgivning, hvis du er tvivl om, hvordan du skal håndtere en given situation.

Sørg for få den nødvendige sparring og inddrag din egen leder og HR-funktionen i tide.

Ender en konflikt f.eks. i en uberettiget opsigelse, løber en medarbejders arbejdstid løbsk, eller får du ikke grebet ind over for krænkende adfærd, kan det koste mange måneders løn i godtgørelse, skade virksomhedens omdømme og ikke mindst skabe uro blandt medarbejderne.

Er din virksomhed medlem af CfL, kan du eller HR gratis ringe til vores HR-jura Hotline og få sparring og hjælp her og nu. Ikke-medlemmer kan tegne et abonnement på hotlinen.

Hent de 12 gode HR-juridiske råd til ledere

Disclaimer: Denne artikel er ikke og kan ikke træde i stedet for juridisk rådgivning.