Af Thomas Bering, CfL, november 2020
Hvis du arbejder med projektledelse, er risikoanalysen et værktøj der kan spare dig for mange problemer og søvnløse nætter.
I denne artikel ser vi nærmere på, hvad risikoanalyse er for en størrelse, hvorfor og hvornår du skal bruge den, samt hvordan du laver en effektiv risikoanalyse. Vi kommer også ind på, hvordan du sikrer, at du får det maksimale ud af din risikoanalyse.
En risikoanalyse har til formål at identificere alle de potentielle risici, man kan løbe ind i i et givent projekt.
I ethvert projekt ligger der en lang række risici og lurer, som potentielt kan underminere en nok så grundig projektplan eller i værste fald afgøre forskellen mellem succes og fiasko. Heldigvis er det muligt at forudse langt de fleste risici i dit projekt, og når du først kender en potentiel risiko, er det muligt at planlægge, hvordan du håndterer den, når det går galt. På den måde kan du afvæbne mange af de uforudsete risici, før de overhovedet bliver til virkelighed.
Risikoanalyse handler kort sagt om at vurdere sandsynligheden for at noget sker, samt hvad konsekvensen er, hvis det sker.
En enkel og populær måde at lave risikoanalysen på er, at vurdere følgende to kriterier på en skala fra 1-5:
Risikoanalysen hjælper os med at identificere alle de risici, der på en eller anden måde kan gå ind og underminere vores projekt. Det kan være risici, der rykker ved tidsplan, budget og ressourcer, eller det kan være forudsætninger, som gør, at vi ikke kan gennemføre planlagte aktiviteter.
Risikoanalysen hjælper os samtidigt med at vurdere, hvilke risici vi med størst sandsynlighed vil løbe ind i, samt hvilke der potentielt kan gøre mest skade.
Når vi arbejder med risici, så har vi to handlemuligheder. Vi kan forsøge at forebygge risici, så hændelsen bliver mindre sandsynlig, eller vi kan lave en plan for at afhjælpe problemet, så konsekvenserne begrænses. Med en grundig risikoanalyse har du værktøjet til at planlægge de nødvendige handlinger.
Risikoanalysen er et effektivt værktøj, når man arbejder med projektledelse. Her bruger man den blandt andet i følgende situationer:
Det er dog ikke kun i projektledelse, at risikoanalysen viser sig værdifuld. Her er eksempler på situationer, hvor man typisk vil arbejde med risikoanalyse og risikohåndtering:
Risikoanalysen bør laves under forberedelsen af projektet, så den indgår som en del af den godkendte projektplan. Du bør dog løbende revurdere din risikoanalyse i takt med, at projektet skrider frem, samt hver gang der opstår ændringer i projektplanen.
I projektledelse træffes de fleste beslutninger i starten af projektet, altså under forberedelse og planlægning, mens mængden af tilgængelig viden og information stiger gennem hele projektets levetid. Det er derfor uundgåeligt, at der opstår ændringer i projektplanen og dermed risikovurderingen undervejs.
Det vil typisk være projektlederen, der har ansvaret for at lave risikoanalysen, men projektlederen bør inddrage medarbejdere, der har indblik i det relevante fagområde. Det er derfor ofte en god ide, at projektgruppens deltagere bidrager til identificere og vurdere de forskellige risici.
Hvis ikke projektgruppen har den nødvendige faglige ekspertise til at forudse risici, kan det være nødvendigt at inddrage nogle af projektets interessenter eller eksterne fageksperter.
Artiklen fortsætter under boksen..
Skab grundlag for din succes som projektleder og lær at designe et forløb fra start til slut inklusiv en grundig risikoanalyse.
Du vil på kurset blandt andet få indsigt i de særlige ledelsesmæssige karakteristika, der hører til projektlederrollen.
Når man laver en risikoanalyse, er det vigtigt at inddrage alle tilgængelige ressourcer, der har specialviden og fagekspertise inden for projektets berøringsflader. Derfor er det oplagt, at projektgruppen deltager i processen med at få identificeret potentielle risici. Derudover kan der være behov for at involvere udvalgte interessenter.
Brainstorm om potentielle risici. Hvad kan potentielt gå galt i projektet? Sørg for at få afdækket alle projektgruppens ansvarsområder.
Den største udfordring med risici er, at man ikke får dem sagt. Sørg for at selv de mindste risici bliver noteret, og sørg for at dele listen blandt alle involverede for at inspirere hinanden.
Vurder sandsynligheden for at hver enkelt af de identificerede risici bliver til virkelighed. Giv din vurdering på en skala for 1-5, hvor 1 er usandsynligt og 5 er næsten sikkert.
Følg samme fremgangsmåde som ved sandsynligheden. Vurder omfanget af konsekvenserne ved at identificerede risici for, at konsekvenserne bliver til virkelighed. Det gøres igen ved en skala fra 1-5, hvor 1 er ubetydeligt og 5 er katastrofalt.
Benyt risikoanalysematrixen nedenfor til at vurdere risikograden. Hvis du på en af de identificerede risici har givet 5 point på sandsynlighed og 5 point på konsekvens, vil den have 25 risikopoint og vil altså være kritisk. En risiko med 2 point på sandsynlighed og 2 point på konsekvens, vil have 4 risikopoint og udgør dermed en mindre risikograd.
På den måde kan vi altså synliggøre, hvilke risici vi skal prioritere, og hvor meget energi vi skal lægge i at udarbejde en handlingsplan for de enkelte risici.
Lav en plan for, hvilke foranstaltninger der skal sættes i gang for at forebygge eller afbøde de enkelte risici. Det kan være tiltag, der minimerer sandsynligheden for at en hændelse sker, eller tiltag der minimerer konsekvensen, hvis hændelsen sker. Du kan downloade et skema nedenfor.
Artiklen fortsætter under boksen..
Her har du en gratis skabelon til at analysere og lægge en plan for håndtering af risici i dit projekt.
Når du har lavet en grundig analyse af projektets risici, er det vigtigt, at du aktivt bruger analysen til dens formål, nemlig at håndtere de identificerede risici. Når vi håndterer risici, kan vi reagere på flere måder:
Vi kan lave tiltag, der har til formål at undgå eller minimere sandsynligheden for, at en given situation opstår.
Vi kan lave tiltag, der har til formål at reducere konsekvenserne, hvis en risiko indtræffer.
Det kan i nogle tilfælde være muligt, og endda en fordel, at dele risici med andre. Et godt eksempel er forsikring. Her betaler man en anden virksomhed for at overtage risici. Det samme gør sig gældende ved at leje kontorbygninger frem for at eje. Et tredje eksempel er it-infrastruktur, webhosting mv.
På den måde kan vi neutralisere eller minimere risiko ved at dele den med andre virksomheder, teams eller personer.
Intet projekt er uden risici, og vi må acceptere, at nogle ting kan vi ikke gøre noget ved. Hvis udgiften ved at dele, undgå eller reducere en risiko ikke står mål med den mulige konsekvens, kan vi være nødsaget til at acceptere og leve med en given risiko. Det vil specielt være relevant for risici, der her en risikograd i den milde ende i risikoanalysematrixen ovenfor.
Hver måned trækker vi desuden lod om et kursus, blandt alle nye tilmeldinger til nyhedsbrevet. Læs konkurrencens vilkår og betingelser.
Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet igen. Se vores privatlivspolitik.
Forståelsen og anvendelsen af projekttrekanten hjælper projektledere med succes. Læs hvorfor i denne guide til projekttrekanten.
Et Gantt-diagram kan være et uundværligt værktøj for dig som projektleder. De giver dig et visuelt overblik over alle de aktiviteter, elementer og relationer herimellem, der findes i et projekt.
Projektstyring er en kompleks opgave med mange bevægelige dele. På grund af kompleksiteten, findes der et hav af projektstyringsværktøjer, der kan hjælpe med at køre dit projekt sikkert i mål. Se 15 af dem her.
Indenfor projektledelse er vandfaldsmodellen et kendt fænomen. Den er også kendt under det noget længere og mindre fængende navn softwareudviklingens livscyklus model, og har til formål at strukturere design- og udviklingsprocesser.