Her er de mange fordele ved Gantt-diagrammer

Et Gantt-diagram kan være et uundværligt værktøj for dig, som projektleder. Gantt-diagrammer giver et visuelt overblik over alle de aktiviteter, elementer og relationer herimellem, der findes i et projekt.

Af CfL, juni 2022

Gantt-diagrammer gør det nemt at se, hvordan forskellige opgaver er relateret til hinanden, at identificere potentielle problemer og forsinkelser og at allokere ressourcerne i overensstemmelse hermed. I denne artikel vil vi diskutere fordelene ved Gantt-diagrammer inden for projektledelse og -styring.

Artiklen fortsætter under boksen.

Hvad er et Gantt-diagram?

Et Gantt-diagram er et grafisk overblik over alle de aktiviteter og elementer, der findes i et projekt. Diagrammet har form som et vandret søjlediagram, der gør det muligt for enhver at få et visuelt overblik over et projekts forskellige faser, milepæle og aktiviteter. Du kan se et eksempel på et Gantt-diagram herunder.

Gantt-diagrammet er ideelt til planlægning af projektaktiviteter, fordi det giver et overskueligt overblik over, hvornår de forskellige opgaver skal udføres, hvor der skal tildeles ressourcer osv.

Gantt-diagrammer er også nyttige i projektstyring og -kontrol, fordi de giver en klar og præcis måde at repræsentere data på. Muligheden for at se alle oplysninger på et øjeblik gør det let at identificere problemområder.

Artiklen fortsætter under billedet.

Hvordan opstod Gantt-diagrammet?

Gantt-diagrammet, der blev udviklet af industriingeniør og managementkonsulent Laurence Gantt (1861-1919), er mest kendt for sin anvendelse inden for projektledelse. Metoden blev oprindeligt beskrevet i "Work, Wages, and Profit" (1916).

Gantts navn er forbundet med denne type diagram, fordi han var den første, der beskrev den i en publikation. Han var dog ikke opfinderen af Gantt-diagrammet. Diagrammet blev udviklet af Karol Adamiecki (1866-1933), en polsk ingeniør og økonom.

Adamieckis oprindelige formål med at udvikle diagrammet var at visualisere produktionsprocesserne på sin fabrik. Han præsenterede først ideen i sin artikel "On the Optimal Structure of Workshops" fra 1895.

Det var først med udgivelsen af Gantts bog fra 1916, at diagrammet blev almindeligt kendt. I den beskrev han, hvordan diagrammet kunne bruges til at planlægge og følge udviklingen i et projekt. Han foreslog også at bruge farvekoder til at angive de forskellige faser af et projekt.

Gantt-diagrammet er siden da blevet brugt i vid udstrækning inden for projektledelse og er blevet tilpasset til forskellige formål. Det er nu et af de mest anvendte værktøjer på dette område.

Artiklen fortsætter under boksen.

Lav dit eget Gantt-diagram med 5 enkle trin

Når du laver et Gantt-diagram, skal du have en række elementer på plads i forvejen:

1. Lav en brainstorm over projektaktiviteter og skriv dem ned. Som projektleder bør du lave brainstormen sammen med projektgruppen, da det er dem, der skal udføre opgaverne.
   
   
2. Lav en liste over de opgaver, der er nødvendige for at gennemføre projektaktiviteterne. Her bør du være grundig og opregne alle opgaver, uanset hvor små de er.
   
   
3. Fastsæt start- og slutdatoer for opgaverne, sæt deadlines og milepæle. Projektets deadlines er faste, mens milepæle kan justeres om nødvendigt. Sørg for, at projektplanen er realistisk. Afsæt tilstrækkelig tid til hver enkelt opgave, og glem ikke at medregne en buffertid, hvis noget går galt.
   
   
4. Tilføj afhængigheder mellem opgaverne. Hvilke opgaver hænger sammen?
   
   
5. Tilføj ressourcer og kolleger til projektet. Her bestemmer du, hvem der skal udføre hvilke opgaver, samt hvor mange ressourcer de har til det.

Artiklen fortsætter under boksen.

Hvad skal du tage højde for, når du bruger Gantt-diagrammer?

Når du bruger Gantt-diagrammer til at administrere deadlines, er det vigtigt, at hver aktivitet er beskrevet detaljeret så vidt muligt. Dette vil være med til at tydeliggøre deadlines for både dig og dine potentielle kunder eller andre interessenter.

Husk, at et velorganiseret Gantt-diagram afspejler dine evner til tidsstyring. Hvis du har svært ved at holde styr på din arbejdsbyrde, er der masser af gode programmer, der kan hjælpe dig med at organisere dig og strømline dine processer.

Når du skal bruge Gantt-diagrammer, bør du tænke over følgende:

• Din arbejdsbyrde i den pågældende periode
• Detaljer og frister for hver aktivitet

Ved at tage disse faktorer i betragtning kan du oprette et Gantt-diagram, der nøjagtigt afspejler din arbejdsbyrde og hjælper dig med at styre din tid effektivt.

Gantt-diagrammet sammenlignet med andre projektstyringsmetoder

Som projektleder står du overfor et utal af forskellige metoder til at strukturere dit projekt. Derfor kan det være svært at vide, hvornår et Gantt-diagram er at foretrække frem for en anden metode.

Gantt-diagrammer kan være særligt nyttige til projekter med stramme tidsfrister og/eller mange bevægelige dele. Andre metoder som eksempelvis PRINCE 2 eller Scrum kan være mere gavnlige på mere lineære projekter. Sammenlignet med andre projektstyringsmetoder er Gantt-diagrammet:

• Mere visuelt, hvilket gør det lettere at se projektafhængigheder
• Mere fleksibel, så du nemt kan foretage ændringer i projektets tidslinje
• Mere samarbejdsorienteret, da alle teammedlemmer kan se projektets tidslinje og fremskridt med et enkelt blik

For at være sikker på, at Gantt-diagrammet er den helt rigtige metode til dit projekt, bør du undersøge alternativerne, før du beslutter dig. Måske er vandfaldsmetoden en bedre metode til at strukturere dit projekt? Måske er det mere oplagt med agil projektledelse?