Find ledelsesbalancen, og bliv en mere effektiv leder

Af Pernille Yde Planck, januar 2021

Som leder kan det være svært at finde ud af, hvordan du fordeler din tid bedst mellem de forskellige ledelsesopgaver.

Føler du, at du bruger al din tid på driftsopgaver, og at du næsten ikke bruger tid på udvikling?

Noget af det, der har betydning for, om du lykkes som leder, er den måde du fordeler din tid. Om der er den rigtige balance mellem ledelsesopgaverne i forhold til det job, som du skal lykkes med.

Hvis du vil finde ud af, hvordan det ser ud med din ledelsesbalance, kan du lave en øvelse, hvor du stiller dig selv spørgsmålene:

Hvad går min opgave i virkeligheden ud på?

Hvilke elementer ligger der i ledelsesopgaven?

Svarene vil være forskellige fra leder til leder og fra organisation til organisation. Som en hjælp til at blive klogere på svarene, kan du tegne en cirkel på et stykke papir og skrive management, leadership og ekspert. Det er de tre opgaveelementer, der ligger i ledelsesrollen.

Nu tænker du måske, at cirklen skal deles i tre lige store dele, men det kommer an på, om det er den fordeling, der ligger i din ledelsesopgave. Derfor skal du prøve at sætte nogle procenter på, hvor meget tid du i dag bruger på henholdsvis management, leadership og ekspertrollen. Derefter tegner du en ny cirkel, hvor du sætter procenter på, hvor meget tid du fremadrettet godt kunne tænke dig at bruge på hver af de tre ledelsesopgaver.

Det, der er vigtigt, er at finde en balance mellem de tre opgaveelementer, der passer til lige netop din ledelsesrolle.

Hvis du er i tvivl om, hvad de tre forskellige ledelsesopgaver helt præcist dækker over, får du her en kort gennemgang af, hvad der ligger i henholdsvis management, leadership og ekspertrollen.

Management – lidt ligesom at holde øje med instrumentbrættet

Managementdelen af ledelsesopgaven er den del, hvor du arbejder med mål, prioriteringer og opfølgning på resultater. Du sikrer, at alle kender jeres deadlines, ambitioner mv., og delegerer mål, opgaver og nødvendige beføjelser.

Du sørger for, at det er tydeligt for alle medarbejdere, hvilke krav og forventninger der er til løsningen af de enkelte opgaver, at der er konkret og operativ planlægning, og at den nødvendige information hele tiden er til stede, så dine medarbejdere kan løfte opgaverne.

I management ligger også, at du skal have øje for, om det er nødvendigt at tilpasse organisationen. Det kan fx være, at I har brug for at være en medarbejder mere i en kortere eller længere periode, eller at der er nogle opgaver, der skal skæres til. Måske er der nogle opgaver, som du er nødt til at sige nej til, hvis du ikke kan få tilført flere ressourcer. Det vil sige, at du i managementopgaven hele tiden tilpasser og sørger for, at der er de ressourcer, der skal til, for at I kan løfte de forventede mål.

Hvis man sammenligner ledelsesbalancen med at køre bil, så er det der, hvor du holder øje med instrumentbrættet. Er der godt styr på bilen? Er der lamper, der blinker? Vi kører med den rigtige hastighed. Alt er, som det skal være – det er managementdelen.

Artiklen fortsætter under boksen..

Hvor skal I hen, og er alle med?

Leadership handler om at sikre fokus, engagement og udvikling. Hvis vi skal blive i bilmetaforen, kan man sige, at det handler mere om retningen. En ting er, at der er olie og benzin på bilen, og at passagererne er godt spændt fast, men hvor skal I hen, og er alle med på det?

I den del af ledelsesopgaven sikrer du, at det er de rigtige opgaver, der bliver løst i forhold til strategien. Det gør du blandt andet ved at sørge for, at medarbejderne kender strategien, og at de ved, hvad den betyder i forhold til deres konkrete opgaver.

Motivation og udvikling af medarbejdere er også en del af leadership. Det vil sige, at du skaber muligheder for dine medarbejdere og tager initiativer, der er motiverende og skaber engagement.

Du sikrer en teamkultur, så arbejdspladsen er et godt sted at være, og medarbejderne bliver der og skaber gode resultater.

Et element af leadership er også at have øje for eventuelle kompetencehuller, der kan opstå, f.eks. når strategien på et tidspunkt bevæger sig i en ny retning.

Som ekspert bidrager du til den daglige drift og opgaveløsning

De fleste ledere har også en eller anden form for eget driftsarbejde. Det er den del af cirklen, som vi kalder for ekspert. Det er der, hvor du holder dig opdateret indenfor det konkrete fagområde og selv løser dele af opgaver som ekspert.

I forhold til den del af rollen, er det vigtigt som leder at være opmærksom på, at du ikke skal være afdelingens ekspert, selvom du eventuelt har nogle driftsopgaver. Du har måske en medarbejder, der har endnu større ekspertviden end dig og som, i modsætning til dig, kan bruge al sin tid på at løse opgaver, der kræver ekspertviden.

Lær her hvordan du prioriterer dine opgaver.

Få input fra dine medarbejdere og ledere

Ingen af de tre elementer i ledelsesbalancen er vigtigere eller bedre end de andre. De er alle tre vigtige, og som nævnt i indledningen handler det om at finde den rigtige balance. Det vil sige den rigtige balance mellem de tre opgaveelementer i forhold til det job, som du skal lykkes med i din organisation for at være en dygtig leder.

Hvis du gerne vil have input til øvelsen, kan du tale med dine medarbejdere og/eller dine egne ledere om balancen. Måske kan din leder guide dig i retning af en bedre balance, end du har i dag.