Ledere er klar til at gøre op med dårlig mødekultur

Som ledere lever de med lange arbejdsuger, hvor job og fritid overlapper hinanden, men de spilder ikke tiden, selv om de laver andet end at lede. Derfor er der også øget fokus på virksomhedernes mødekulturer – eller mangel på samme, fortæller en offentligt ansat leder og en adm. direktør i en privat virksomhed.

Brugen af mails, mobiltelefoner og smartphones har betydet en velsignelse af muligheder for at kommunikere her og nu, men den synes at være en medvirkende årsag til, at mange møder i dag bliver ineffektive. Politiinspektør Peter Ekebjærg, der er HR ansvarlig og leder af Rigspolitiets kompetencecenter, er meget kritisk over for den fremherskende mødekultur.

”Det er ikke ualmindeligt, at folk sms’er på møderne eller tager telefonen, når den ringer. Hvis man tager sin telefon i et møde, er det mangel på respekt for dem, man holder møde med. Det er spild af alles tid, og det fjerner fokus fra det, man holder mødet om,” siger han og tilføjer:

”Måske burde vi overveje at forbyde den slags på alle møder.”

Administrerende direktør i BioMar A/S, Torben Svejgård, er enig:

”Jeg har gjort tilløb til at tage emnet op. Det er problematisk, når nogen læser eller sender mails og sms’er på et møde. Men det kræver nok også, at man så i et møde indlægger pauser, der kan bruges til den slags ting i en tid, hvor alles forventninger om et hurtigt svar er langt større end tidligere.”

Arbejde og fritid flyder sammen

Begge ledere bruger i forvejen masser af tid på deres arbejde, og spildtid er ikke ønsket. Peter Ekebjærg og Torben Svejgård arbejder mere end 45 timer om ugen og er dermed i samme situation som 45 pct. af alle danske ledere. Tallet fremgår af CfLs Indikator om Tid og resultater.

”Jeg begynder at nærme mig en situation, hvor jeg i princippet er på arbejde hele tiden,” siger Peter Ekebjærg.

”Med den udvikling, vi oplever på alle områder, bliver skillelinjen mellem fritid og arbejde mere og mere flydende. Jeg har derfor svært ved at sætte timer på, hvor meget jeg egentlig arbejder. Jeg har altid min mobiltelefon med mig. Jeg bruger tid på at besvare mails i min fritid og i weekenderne, og så bruger jeg også tid på mit arbejde i tankerne, når jeg fx går tur med hunden. Men jeg vil gerne understrege, at det ikke er et krav fra min arbejdsgiver, men fordi jeg gerne selv vil,” siger Peter Ekebjærg.

Laver andet end at lede

Han er også blandt de omkring 50 pct. af danske ledere, der ifølge Indikator om Tid og resultater, bruger tid på andet end ledelse.

”I min rolle ligger der nogle opgaver, hvor jeg er nødt til at sagsbehandle. Det kan fx være nogle store uddannelsesprojekter. Så hvis der i ordet at lede ligger, at jeg udelukkende sætter rammerne og kontrollerer i forhold til medarbejderne, så laver jeg andet end at lede.”

Det samme gør Group CEO Torben Svejgård fra BioMar, der producerer fiskefoder til havbrug og dambrug. Svejgård leder en virksomhed med afdelinger i Danmark, Norge og Chile, og han tager sig blandt andet af HR-funktionen og af en koordinerende, global marketingsrolle. Noget lå i den stilling, han overtog for tre år siden, men andet er kommet hen ad vejen.

”Det har jeg slet ikke noget problem med. Og hvis jeg vender den positivt, kan man sige, at når jeg overhovedet har tid til at tage mig af de nævnte opgaver, er det, fordi jeg har været god nok til at uddelegere andre opgaver,” siger Torben Svejgård, hvis arbejdsuge ligger på omkring de 50 timer.

Effektive møder er ikke altid korte

Svejgård og Ekebjærg kender begge til effektive møder og dem, hvor man spilder tiden. Deres mødekulturer er imidlertid meget forskellige. Peter Ekebjærg holder mange fysiske møder hver dag. I BioMar gør spredningen af medlemmerne af topledelsen på tre lande brugen af mails til den væsentligste kontaktform. Torben Svejgård fortæller:

”De fysiske møder fylder ikke meget. Min ledelsesgruppe mødes fysisk en gang i kvartalet og en gang om måneden i videokonferencen. Selv om det ikke er det samme som et fysisk møde, så er det meget bedre end fx en telefonkonference. På en måde er videomøder ret effektive. Med tre-fire steder koblet på, bliver mødet kortere og mere faktuelt, og dermed trækker de mindre ud end de fysiske møder.”

”Men man skal passe på med at tro, at et kort møde er et effektivt et af slagsen. Der kan være nogle punkter i et møde, hvor det er vigtigt at få tingene belyst hele vejen rundt, og hvor det er vigtigt at spille ping-pong om, hvad der er den bedste løsning,” siger Torben Svejgård.

Den samme holdning har Peter Ekebjærg.

”Det perfekte møde er ikke nødvendigvis et meget stringent møde med ti minutters diskussion, hvorefter vi konkluderer. Når det handler om drøftelser, der skal ende med en fælles forståelse af, hvor vi er henne, eller hvor vi skal hen, så gør det ikke noget, at mødet skrider, fordi den fælles forståelse er det vigtigste,” siger politiinspektøren.

Læs også: Efter forløbet, har jeg lagt mere vægt på at effektivisere de møder, jeg planlægger

Fakta om:

Torben Svejgård, Group CEO i BioMar A/S. Cand. oecon. fra Aarhus Universitet. Fra 1985 til 1991 var han først marketingassistent og siden marketingchef hos Aarhus Olie. Arbejdede derefter for Danisco som produktchef og senere divisionsdirektør, og de sidste fire år var han medlem af koncernledelsen. Har været ansat i BioMar siden 2008. Medlem af CfL’s trendpanel.

Peter Ekebjærg, HR ansvarlig i Rigspolitiet. Uddannet politimand. Har taget politiets lederuddannelse og en Master in Management Development hos CBS. I dag er han politiinspektør. Medlem af CfL’s trendpanel.