Digitaliseringsstyrelsen - direkte kommunikation mellem medarbejdere og ledere

Digitaliseringsstyrelsen blev etableret i 2011 og de ca. 140 medarbejdere arbejder på at digitalisere det offentlige Danmark. Digitaliseringsstyrelsen er en fusion af dele af de tidligere styrelser Økonomistyrelsen og IT- og Telestyrelsen. Der er arbejdet på at skabe en ny kultur i Digitaliseringsstyrelsen med mere involvering af medarbejderne generelt.

Direktør Lars Frelle-Petersen og vicedirektør Rikke Hougaard Zeberg besøger styrelsens kontormøder og tager en dialog med medarbejderne om deres udfordringer og syn på hvilke indsatser, det er vigtigt at få løftet i styrelsen.

Vicedirektør i Digitaliseringsstyrelsen Rikke Hougaard Zeberg siger:

”Som direktion kommer vi rundt på kontormøderne og har en dialog med medarbejderne om, hvad der rør sig og hvad de godt kunne tænke sig var anderledes. Det er selvfølgelig ikke alt, der kan lade sig gøre, men vi har en dialog omkring det og får rigtigt mange gode forslag fra medarbejderne”.

Direktionen arbejder på at få skabt en kultur som bryder med ”dem og os”, mellem de forskellige kontorer. Styrelsens kultur har båret præg af at være et ”sammenbragt barn” med medarbejdere fra flere tidligere styrelser.

Mariane Frederiksen, direktionssekretær fra Direktionssekretariatet fortæller, at der er sket en forandring i forhold til styrelsens kultur og evner til at samarbejde på tværs. Der er blevet brudt med silo-tænkningen og hun siger:
Fx var det rigtig godt, da Rikke, vicedirektøren, på et medarbejderseminar talte åbent om, at der nu er en ny kultur i Digitaliseringsstyrelsen og hun satte ord på den silo-tænkning og de mytedannelser, der har været tidligere i organisationen”.

Fire strategiske temaer

Digitaliseringsstyrelsen arbejder med fire organisatoriske temaer: Samarbejde på tværs, dygtig ledelse, åben kommunikation og klar strategi. Indsatsområderne er forankret i direktionssekretariatet og rulles ud på husmøder og kontorseminarer.

Aleksander Bjerrum, fuldmægtig i Digitaliseringsstyrelsen, Kontor for Digital Velfærd fremhæver, at han som medarbejder er med til møder med direktionen, når der er principielle punkter i sagerne. Direktionen besøger også på skift kontormøderne i styrelsen.

Medarbejderne forbereder sig inden kontormøderne på at give input til Lars Frelle-Petersen og Rikke Hougaard Zeberg. Inputtene drejer sig om punkter, hvor der er udfordringer eller problemer i organisationen, samt hvad de som medarbejdere selv kan gøre bedre. Det er således en aktiv dialog med gensidige indspil til, hvordan direktionen og kontorerne kan gøre det bedre.

Der er en kultur med en uformel tone og åbenhed mellem medarbejdere og styrelsens ledelse. Det er prioriteret, at man som medarbejder skal arbejde på tværs af kontorerne og at opgaverne skal løses tværgående. Det er en del af styrelsens værdier.

Aleksander Bjerrum siger:
”Fx har jeg en sag omkring eksamensbeviser, der skal kunne gemmes online på borgerportalen, Borger.dk, så borgerne kan lægge eksamensbeviserne her i stedet for hjemme i skuffen. Sagen har både en strategisk og teknisk dimension og involverer derfor flere kontorer i styrelsen. Da sagen blev lagt til direktionen, blev det positivt fremhævet, at den tekniske del af sagen løses i et samarbejde med kontoret for Borger.dk – i stedet for bare egenhændig håndtering i strategikontoret.

Ledelsesstilen er præget af åbenhed og interesse for medarbejdernes perspektiver på tingene.

Ændringer i praksis

Generelt gøres der en stor indsats for at styrelsen kan leve op til sit mål om at være Danmarks bedste styrelse. Der er bl.a. arbejdet med forskellige ændringer i praksis:

• Medarbejderne er blevet mere bevidste om, at alle udgør en vigtig del af styrelsen
• Der er ikke længere en ”dem og os” - tankegang
• Medarbejderne kræver klare udmeldinger fra ledelsen
• Ledelsen er blevet mere bevidst om at øge intern mobilitet og arbejder med at initiere løbende medarbejderrokeringer mellem kontorerne
• Der gives konkret feedback til ledergruppen om dens handlemulighed

Teambuilding om natten

Der er gennemført et seminar for alle styrelsens medarbejdere i starten af april 2013, hvor der bl.a. er gennemført et natløb med teambuilding. Aktiviteterne for styrelsen havde til formål at simulere den omskiftelige verden og det daglige arbejdspres, hvor trætheden skulle sikre, at medarbejdere ikke kunne løse opgaverne i den bedste af alle verdener.

Generelt tegner der sig et billede af, at Digitaliseringsstyrelsen arbejder systematisk med involvering af medarbejderne i udviklingen af organisationen og medarbejderne er ved møder direkte i kontakt med den øverste ledelse. Det hænger dels sammen med den involverende ledelsespraksis men også med styrelsens størrelse. Digitaliseringsstyrelsen er med sine ca. 140 medarbejdere en af de mindre styrelser.