Guide til den effektive kommunikationsplan

Hvordan vil du kommunikere med interessenterne i dit projekt? Hvordan afstemmer du forventninger? I denne artikel tager vi dig igennem de forskellige trin i en god kommunikationsplan.

CfL, maj 2022

En kommunikationsplan er et værktøj, du som projektleder kan bruge til at sikre, at alle interessenter holdes opdateret om projektets fremskridt. Den beskriver, hvem der skal kommunikeres med, hvor ofte de har brug for opdateringer, og hvilken type oplysninger der skal deles.

Udarbejdelse af en kommunikationsplan er det første skridt til at sikre, at alle er på samme side og er klar over projektets mål. Det er ganske enkelt et uundværligt element i god projektledelse. Uden en plan kan det være let for interessenterne at fare vild i detaljerne eller gå glip af vigtige opdateringer.

Med en god kommunikationsplan får du fastsat spillereglerne for dit projekt og skabt de rette kommunikationskanaler.

Artiklen fortsætter under boksen.

Hvorfor laver man en kommunikationsplan?

En af de største fordele ved at have en stærk kommunikationsplan er, at den er med til at sikre, at alle i dit team er med på vognen og er klar over deres rolle. At have klare forventninger kan reducere misforståelser og konflikter og hjælpe dit team til at arbejde mere effektivt sammen.

En anden vigtig grund til at udarbejde en kommunikationsplan er, at den kan hjælpe dig med at styre interessenternes forventninger. Ved at holde dine interessenter opdateret om projektets fremskridt vil de være mindre tilbøjelige til at blive overrasket af ændringer eller forsinkelser. Det kan være med til at opbygge tillid og holde dem engageret i projektet.

Endelig kan det at have en kommunikationsplan på plads hjælpe dig med at undgå problemer senere hen. Hvis der er en klar plan for, hvordan oplysninger skal deles, vil det være lettere at identificere problemer tidligt og tage skridt til at løse dem. Det kan spare dig en masse tid og energi og være med til at forhindre, at der opstår større problemer.

Hvornår laver man en kommunikationsplan?

En effektiv kommunikationsplan bør udarbejdes tidligt i projektets livscyklus, ideelt set i planlægningsfasen. Det vil gøre det muligt for alle interessenter at være opmærksomme på de kommunikationskanaler, der vil blive brugt, og sikre, at alle er på samme side fra starten.

Når du beslutter, om der skal udarbejdes en kommunikationsplan, er der flere faktorer, du skal tage hensyn til. Disse omfatter:

1. Projektets størrelse og omfang
   Et stort, komplekst projekt med mange interessenter vil kræve en mere detaljeret kommunikationsplan end et mindre, enklere projekt.
   
   
2. Tidsbegrænsninger
   Hvis du arbejder med en stram deadline eller tidslinje, er det vigtigt at kommunikere ofte og klart, så alle involverede ved, hvad deres ansvarsområder er, og kan overholde deadlines effektivt.
   
   
3. Ændringsstyring
   Efterhånden som projekter udvikler sig over tid, kan der ske ændringer i omfanget eller fremgangsmåden, som skal kommunikeres effektivt til alle involverede parter. Det kræver hyppige opdateringer og effektive kanaler til hurtig og nem udveksling af oplysninger med alle interessenter.

Her er nogle situationer, hvor det er særligt vigtigt at udarbejde en kommunikationsplan:

• Når du arbejder på et komplekst eller højt profileret projekt
• Når du har et stort team, der arbejder på projektet
• Når dine interessenter befinder sig i forskellige tidszoner eller på forskellige lokationer
• Når der er stor risiko involveret - f.eks. hvis dit projekt omfatter ny teknologi eller meget følsomme oplysninger

Artiklen fortsætter under boksen.

Hvad skal en kommunikationsplan indeholde?

En kommunikationsplan skal i bund og grund indeholde alle informationer, der beskriver, hvordan oplysninger vil blive udvekslet mellem de parter, der er involveret i et projekt.

Planen skal identificere, hvem der skal modtage hvilke oplysninger, hvornår de skal modtage dem, og hvordan de skal leveres til dem.

Der er mange elementer, der kan indgå i en kommunikationsplan, men nogle af de vigtigste er:

• Målene for kommunikationsplanen: Hvad er formålet med kommunikationen, og hvad håber du at opnå med den?
  
  
• Målgruppen: Hvem skal du kommunikere med, og hvilke oplysninger skal de modtage?
  
  
• Kommunikationskanalerne: Hvordan vil du levere oplysningerne til målgruppen? Vil du bruge e-mail, personlige møder, telefonsamtaler eller en kombination af disse metoder?
  
  
• Kommunikationsfrekvens: Hvor ofte skal du kommunikere med målgruppen? Dagligt, ugentligt, månedligt?
  
  
• Indholdet af meddelelserne: Hvilke oplysninger vil du sende, og hvordan vil den være struktureret? Vil der være specifikke oplysninger til forskellige personer, eller vil der blive sendt det samme budskab til alle?

Og alt det andet

Kommunikationsplanen bør også indeholde en mekanisme til at spore, om oplysningerne faktisk er modtaget og forstået. Dette sker typisk ved hjælp af en form for feedback-loop.

Afhængigt af dit projekts behov kan du også inkludere andre elementer som f.eks. metoder til håndtering af uenigheder eller konflikter og procedurer for håndtering af følsomme eller fortrolige oplysninger.

Det er også vigtigt, at kommunikationsplanen indeholder en tjekliste over alle de materialer, dokumenter og ressourcer, der skal kommunikeres, sammen med kontaktoplysninger for alle involverede personer.

Du bør også identificere, hvordan og hvornår du vil kommunikere hver af disse oplysninger. Hvis du f.eks. sender et mødereferat ud via e-mail, hvor mange dage efter mødet vil du så sende det ud, og hvem skal modtage det? Vil du bruge et onlineværktøj som Slack eller Basecamp i stedet for e-mail?

Til sidst bør en god kommunikationsplan indeholde en tidsplan, så alle involverede parter nemt kan se, hvornår og hvilke oplysninger der vil blive kommunikeret.

Husk tilpasning og inddragelse

Når man skriver en kommunikationsplan, er det vigtigt at huske på, at de mest effektive planer er dem, der er tilpasset hvert enkelt projekts unikke behov og krav.

Der er ikke to projekter, der er helt ens, så selv om nogle generelle elementer som f.eks. mål og målgrupper kan forblive ens i de forskellige planer, bør de specifikke detaljer om, hvordan oplysningerne formidles, afspejle de specifikke behov i hvert enkelt projekt.

Hvis du udarbejder en kommunikationsplan for dit projektledelsesteam, er det vigtigt at inddrage alle relevante parter i processen. Jo flere personer, der bliver hørt og bidrager med input, desto bedre bliver det endelige resultat.

Derudover er det ofte nyttigt at få feedback på dine planer fra de involverede. De kan give værdifuld indsigt i, hvad der fungerer godt, og hvad der ikke fungerer godt, når du kommunikerer med andre interessenter eller teammedlemmer.

Ved at forstå disse ting kan du skabe en effektiv kommunikationsplan, der sikrer, at alle forbliver informeret i hele projektets varighed.

Hvordan udarbejder man en kommunikationsplan?

Når du arbejder med din kommunikationsplan, er der nogle få nøgleelementer, du skal huske på:

1. Hvem skal holdes opdateret?
   Det første skridt er at finde ud af, hvem der skal holdes orienteret. Dette vil variere afhængigt af projektet, men kan omfatte projektgruppemedlemmer, interessenter, kunder og den øverste ledelse. Det er vigtigt at tænke over, hvem der har brug for hvilke oplysninger, og hvor ofte de har brug for dem.
   
   
2. Hvor ofte har de brug for opdateringer?
   Hyppigheden af opdateringer vil variere afhængigt af projektet og målgruppen. F.eks. kan teammedlemmer have brug for daglige eller ugentlige opdateringer, mens interessenter måske kun har brug for månedlige rapporter. Det er vigtigt at finde en balance mellem at give for mange oplysninger, hvilket kan være overvældende, og for få oplysninger, hvilket kan efterlade interessenterne i uvished.
   
   
3. Hvilken type oplysninger har de brug for?
   Det sidste skridt er at beslutte, hvilken type oplysninger der skal deles. Dette vil igen variere afhængigt af projektet og målgruppen. Hvis du f.eks. kommunikerer med teammedlemmer, har de måske brug for detaljerede oplysninger om udviklingen i specifikke opgaver, mens interessenter på længere sigt måske kun ønsker en generel statusopdatering af projektet.

Vælg strategi efter målgruppe

Det er vigtigt at skræddersy din kommunikationsplan til hver enkelt målgruppe og fokusere på det, der er mest relevant for dem.

Når du har en klar plan for, hvem har brug for at blive kommunikeret med, hvor ofte de har brug for opdateringer, og hvilken type information de har brug for, kan du begynde at udarbejde din kommunikationsstrategi.

Der er en række forskellige kanaler, der kan bruges til at kommunikere projektopdateringer, herunder personlige møder, telefonmøder, e-mail, instant messaging og projektstyringssoftware. Det er vigtigt at vælge den rigtige kanal for hver målgruppe og brug den konsekvent for at undgå forvirring.

I sidste ende vil en god kommunikationsplan hjælpe dig med at holde projektet på sporet ved at sikre, at alle er opdateret med den seneste udvikling og kan træffe informerede beslutninger.

Ved at følge disse trin og skræddersy din strategi til hver enkelt målgruppe kan du skabe en effektiv kommunikationsplan der vil sætte dit projekt i stand til at lykkes.

Se alle vores kurser i kommunikation